Wykorzystanie metody ustawień systemowych w organizacjach.
Aby z sukcesem wprowadzać zmiany w funkcjonowaniu organizacji na różnych jej poziomach, przydatne jest przyjęcie perspektywy systemowej. W praktyce oznacza to m.in., że przy podejmowaniu decyzji ważne jest uwzględnienie ogólnego tła i szerszego kontekstu sytuacji organizacji. W kluczowych strategicznych decyzjach np. przy reorganizacji firmy, historia powstania przedsiębiorstwa, przypomnienie jego założycieli ma duże znaczenie.
Z poziomu wartości istotną rolę odgrywa także wzajemny szacunek i uznanie. Warto zwrócić także uwagę na znaczenie hierarchii, przynależność, równowagę pomiędzy wkładem, a zyskiem. Balans w respektowaniu i prawidłowość pewnych pierwotnych, podstawowych zasad wywiera pozytywny wpływ na funkcjonalnie firmy.
Organizacje tworzą ludzie, stanowiąc system, w którym istnieje pewna istnieje niewypowiedziana płaszczyzna, którą można nazwać wspólnym polem podświadomości systemu. Ustawienia systemowe jako narzędzie pracy z systemem umożliwiają dostęp do wielu poziomów zależności i umożliwiają wgląd w to, co systemy łączy i spaja. Dzięki temu instrumentowi, to co nieświadome może zostać uwidocznione i jako nowe zasoby, możliwości wskazać na kierunki rozwiązań.
Możliwości zastosowania ustawień systemowych w organizacjach są wielostronne i różnorodne. Można je zastosować w obszarze relacji międzyludzkich, a także pracować także z aspektami np. produkt, wizja ,cele, kluczowe wartości itp.
Zakres ustawień systemowym obejmuje m.in. następujące tematy, procesy:
- Rozwiązywanie problemów w organizacjach, przedsiębiorstwach, teamach, działach, przedsiębiorstwach rodzinnych, stowarzyszeniach i związkach.
- Projekty; badanie możliwości sukcesu, ograniczeń, szukanie rozwiązań.
- Produkty np. pozycjonowanie i rozwój produktu.
- Relacje z klientami zewnętrznymi, sponsorami.
- Podejmowanie decyzji.
- Procesy restrukturyzacje, zmiana struktury organizacyjnej firmy.
- Praca z celami w perspektywie długo- i krótkoterminowej.
- Relacji pomiędzy współpracownikami, działami, kierownictwem.
- Zmiana i poszukiwanie własnego stylu kierowania firmą.
- Procesy rekrutacyjne- obsadzanie stanowisk, zwolnienia.
- Tworzenie wizji, idei, projektowanie zmian i wprowadzanie ich w życie.
- Zarządzanie konfliktami, interwencje kryzysowe
- Przygotowanie do procesu negocjacji.
- Pozycjonowanie firmy na rynku i relacji wobec konkurencji.
- Udane zakładanie firm i fuzje .
- Proces intronizacji i regulowanie następstwa.
Możliwe, przykładowe pozycje do wykorzystania w pracy z ustawieniami organizacyjnymi:
- Założyciele przedsiębiorstwa, wcześniejsi właściciele.
- Aktualny właściciel/właściciele, udziałowcy, akcjonariusze.
- Współpracownicy. Partnerzy kooperacyjni, firmy dostawcze.
- Dział, zespół, pion.
- Produkt, usługa.
- Klienci.
- Projekty.
- Wizja, misja, kluczowe wartości firmy, myśli przewodnie.
- Przyszłość.
- Cele.
- Zadania.
- Możliwości, zagrożenia.
- Wiedza, finanse.
- Zasoby.
- Trudne wydarzenia np. zwolnienia, załamanie koniunktury, wycofanie projektu.
Jak przebiega ustawienie organizacyjne?
Ustawienie organizacyjne można przeprowadzić zarówno w ramach warsztatu roboczego z różnymi uczestnikami, jak podczas spotkania indywidualnego.
W każdym wypadku po wywiadzie wstępnym i sprecyzowaniu problemu oraz faktów ustala się wspólnie z zainteresowanym klientem ważne osoby lub czynniki/aspekty znajdujące się w danym temacie: (np. „współpracownik”, „produkt”, „cel). Osoba przedstawiająca problem i zainteresowana wprowadzeniem zmiany ustawia wybrane wcześniej elementy względem siebie w przestrzeni. Kolejny krok to zadawanie pytań przez prowadzącego na temat odczuć w danym miejscu, czy też w relacji, które są informacją o przyczynach danego problemu. Następnie omawia się i analizuje zaobserwowane zależności. W ostatniej fazie następuje właściwa praca nad zmianą, system ustawia się na nowo, wypowiadane są zdanie klucze, które służą rozwiązaniu i wprowadzają właściwy balans w funkcjonowanie systemu.
Celem takiego działania jest uwidocznienie i zwrócenie uwagi na rozwiązania, które zaakceptują wszystkie znajdujące się w ustawieniu elementy i dla których nowe relacje stanowią rodzaj wzmocnienia. Takie rodzaj wprowadzonego w relacjach pomiędzy poszczególnymi elementami balansu, pozwala uwolnić nowe zasoby i daje impuls w kierunku pożądanej zmiany. Czas trwania ustawienia to przedział od 30 do 90 minut.
Heiko Hinrichs